De verslaggever wordt even vreemd aangekeken wanneer hij zijn gereedschap op tafel legt: een pen, blocnote en Olympus-recorder uit de digitale prehistorie. ‘Wij hebben ons nieuwe systeem’, glundert uitvoerder planmatig onderhoud Willie Altink. ‘Je neemt het op en het is klaar. Ook de schriftelijke uitwerking van het gesprek.’
Ideaal?
Altink: ‘Vind ik wel. Als ik met een opdrachtgever zit en ik wil bepaalde dingen bespreken, is dit een enorme hulp voor mij. Ik ben heel slecht in schrijven, vind tekstverwerken het ergste wat er is.’
Daar ben je natuurlijk ook geen schilder voor geworden.
Altink: ‘Maar het gaat er wel steeds meer van komen en daar moet je in mee. In het verleden liet ik al mijn brieven controleren, mijn zinsopbouw was helemaal niet goed. Nu zijn mijn brieven voor 80 procent in één keer goed, het overige deel vullen we zelf aan met onze vaktechnische kennis. Als uitvoerder schrijf ik bij een project bijvoorbeeld altijd de aandachtspunten op; per direct en voor de volgende cyclus. Ook noteer ik de kleurnummers. Dat deed ik altijd op een papiertje dat rechtstreeks naar de projectleider ging. Maar het was een zooitje. Nu maak ik een foto van alles dat ik heb opgeschreven en de TalenAssist zet keurig alles op een rij in een net document.’
Dus handschriften kan-ie gewoon lezen?
Altink: ‘Ik had laatst een lijst van veertig of vijftig handgeschreven telefoonnummers die ik moest digitaliseren. Slechts twee nummers stonden verkeerd, de rest klopte.’
Nu is overschrijven natuurlijk niet zo moeilijk.
Tim Barneveld, specialist AI en procesverbetering: ‘Maar het feit dat jij van een kladje een foto maakt en daarmee een voor 90 procent correct digitaal document hebt, bespaart je zo vijftien minuten. Dat is een willekeurige handeling waarvan je er tientallen op een dag hebt. Met AI behalen we winst voor de mannen buiten, doordat zij veel minder tijd kwijt zijn aan dit soort stomme administratieve taken. Je wilt meewerken, mooi werk maken.’
Is een verhoging van de arbeidsproductiviteit het doel?
Barneveld: ‘Nee, maar het is wel bijvangst. Netto houd je meer tijd over, waardoor je meer doet. Ik weet zeker dat Willie niet een uurtje eerder naar huis gaat, maar dat hij die tijd besteedt aan extra controle, extra aandacht voor bewoners, wat de bewonerstevredenheid weer verhoogt. Dat is de basis van de TalenAssist: onze medewerkers voorzien van een slimme collega die ze ondersteunt bij minder leuke, administratieve taken.’
Altink: ‘Ik zeg altijd: een goede schilder is lui. Die gaat dingen geen twee keer doen, maar doet het in één keer goed. Zo laat ik het liefst de Assist mijn kladje uitwerken in plaats van dat ik dat zelf doe.’
Was je meteen enthousiast?
Altink: ‘Nee, haha. Toen ik er voor het eerst over hoorde, dacht ik: zoek het uit, daar ga ik niet aan beginnen. Wat moet ik nou met een digitale assistent? Maar ik ben helemaal om en ontzettend blij dat we hierin hebben geïnvesteerd.’
Barneveld: ‘De aanvankelijke scepsis van Willie begrijp ik wel. Ik zie dat bij elke demonstratie die ik geef. Het begint vaak toch met een vorm van afwachtendheid. Daarom hebben we ook veel aandacht besteed aan de uitrol. Bij elke demo die ik geef, zoek ik voorbeelden die van toepassing zijn op dat specifieke team. Ook houden we elke eerste vrijdag van de maand een vrijblijvend AI-inbeluurtje, waarin mensen vragen kunnen stellen en ervaringen delen. Zo inspireren we elkaar.’
Wat hoopt Talen met de digitale assistent te bereiken?
Barneveld: ‘Een van onze beleidsstenen is Maximaal Digitaal, daar sluit dit goed op aan. Uiteindelijk moet het leiden tot het versimpelen of zelfs wegnemen van administratieve taken, zodat onze mensen zich zoveel mogelijk kunnen focussen op het werk dat ze echt leuk vinden: mannen aansturen op een schilderklus. Ik zit zelf in de procesverbetering en daar onderscheiden we twee stromen: groene tijd, die waarde toevoegt, en rode tijd, de verspillingen. Met de TalenAssist willen we vooral zorgen voor minder rode tijd.’
‘Stel dat sprake is van miscommunicatie met een bewoner door een taalbarrière. Daardoor is misschien aan zijn woning iets gedaan wat niet hoefde of juist iets niet gedaan waarvoor we later moeten terugkomen. Dat is rooie tijd: die kun je niet meer op een ander project aan de juiste dingen besteden.’
Over een taalbarrière gesproken… kan de TalenAssist een beetje vertalen?
Altink: ‘Zeker. Ik heb Bulgaarse collega’s en maakte voor hen een brief in het Nederlands die ik liet vertalen in hun eigen taal. “Voor 98 procent zuiver”, zeiden ze. Een paar kleine foutjes, maar de context klopte.’
Barneveld: ‘En weet je wat het met een buitenlandse bewoner doet als hij of zij een briefje in de eigen taal krijgt? Dat gaan wij terugzien in de klanttevredenheid. Toegegeven, dat zullen we nooit met zekerheid kunnen herleiden naar onze app.’
Altink: ‘Maar aandacht maakt alles beter.’
Verdwijnt op den duur al het mensenwerk bij Talen door dit soort ontwikkelingen?
Altink: ‘Gelukkig niet. Het fijne is dat ik nu gewoon een brief kan versturen waar ik niet onzeker over ben. Waar ik zelfs trots op ben. Ik herinner me nog dat ik eens een brief maakte, zo goed als ik kon, en die naar de projectleider stuurde. Hij stuurde de brief vanwege tijdnood direct door naar de opdrachtgever, maar als ik dat nu terugzie: daar zaten allemaal fouten in. Daar heb je met de TalenAssist, na een korte controle, geen last meer van. Dat maakt mij een stuk rustiger. Het mooiste vind ik dat iedereen mijn actiepunten nu meteen begrijpt en die niet hoeft te lezen op een of ander aftands vodje.’
Dus: weer lekker aan de kwast?
Altink: ‘Dat zit er helaas niet in. Maar ik durf wel te zeggen dat het leven van de uitvoerder er een stuk leuker op is geworden.’
Asbestdetectie
Nee, de TalenAssist gaat het werk van de vakman niet overnemen. Hij is in te schakelen als tekstschrijver en notulist, van bijvoorbeeld een projectteamoverleg. De gebruiker geeft de app – in een veilige, gecontroleerde omgeving, garandeert Tim Barneveld – een ingetypte of ingesproken opdracht. Hoe specifieker deze prompt, des te beter in het algemeen de uitkomst. Daarmee kunnen uitvoerders en projectleiders kiezen uit allerlei soorten teksten, doelgroepen en een formele of informele toon. De gebruiker kan met de app communiceren, wederom door te typen of te praten, om de output te specificeren.
Willie Altink: ‘Wat ook handig is: je maakt een foto van een kozijn en vraagt of daar asbest in zit. De Assist kan hier niet met zekerheid op antwoorden, maar geeft wel meteen alle punten weer die asbesthoudend kúnnen zijn.’ Tim Barneveld: ‘Daar moesten we voorheen een duur extern bureau voor inschakelen. De tijd, kosten en overlast die dat met zich meebrengt, heb je hiermee in één keer opgevangen.’