Die frustratie werd de voedingsbodem voor een oplossing. Samen met een ontwikkelteam bouwde Boekel RAPP: een app die het hele proces digitaliseert en vereenvoudigt. Tijdens een opname maakt de gebruiker foto’s, voegt labels toe en koppelt direct begrotingen en materiaalstaten. ‘Het mooie is, dat je met die foto’s en labels meteen kunt laten zien wat je aanbiedt én wat niet’, zegt Boekel. ‘Daardoor staat tijdens de opname al 80 procent van je calculatie klaar.’
Alles-in-één-oplossing
Met RAPP zijn inventarisatie, registratie, calculatie en rapportage samengebracht in één systeem. Dat scheelt niet alleen tijd, maar voorkomt ook misverstanden. Boekel legt uit: ‘Je hoeft niet meer te werken met losse foto’s, papieren formulieren of Excel-sheets. Alles staat overzichtelijk in één dossier, met labels en begrotingen op de juiste plek. Dat maakt het voor iedereen duidelijk: de uitvoerder, de opdrachtgever, projectleider én de schilder. Iedereen werkt met dezelfde actuele informatie.’
Hans Popken, assistent-projectleider bij Helder Vastgoed Schilderwerken, gebruikt de app dagelijks en ziet het verschil: ‘Voorheen turften we alles op papieren lijsten. Die gingen wekelijks naar kantoor, waar iemand het handmatig in het systeem moest zetten. Nu maken we direct foto’s in de app, voegen de labels toe en klaar. Onze opdrachtgevers hoeven niet meer te twijfelen over meerwerk, want ze krijgen alle foto’s wekelijks te zien. Het verhaal is direct duidelijk.’
Gebruiksgemak voor de werkvloer
Volgens Boekel zit de kracht van de app in het gebruiksgemak. ‘We hebben bewust gezorgd dat je met zo min mogelijk kliks werkt. Zelfs vakmensen die liever met pen en papier werken, pakken het binnen een kwartier op. Dat is cruciaal voor het succes.’ Dat ziet ook Popken: ‘De mensen op de werkvloer hoeven niet te rekenen of ingewikkelde formulieren in te vullen. Ze maken foto’s, voegen waar nodig maten toe en klaar. Ik heb iedereen persoonlijk even op weg geholpen. Na een kwartiertje konden ze al zelfstandig verder.’
De gebruiksvriendelijkheid zorgt ervoor dat de app breed wordt omarmd. ‘Zelfs mensen waarvan ik dacht: die gaan nooit met een app werken, zijn nu de fanatiekste gebruikers. Alles wat ze zien, gaat op de foto’, lacht Popken.
Schaalbaar en flexibel
Bij Helder Vastgoed Schilderwerken werken ruim tachtig medewerkers, verdeeld over schilders, timmerlieden en glaszetters. Toch draaien ze probleemloos meer dan honderd projecten tegelijk in RAPP. Vanuit één dashboard zien projectleiders welke werkzaamheden zijn ingepland, welke status ieder project heeft en waar eventueel wordt afgeweken van de planning of begroting. Daarmee wordt de app een stuurinstrument voor de hele organisatie. ‘De app is flexibel ingericht’, legt Popken uit. ‘We kunnen projecten eenvoudig filteren, unieke codes toekennen en statusoverzichten maken. Dat maakt het overzichtelijk, ook bij grote volumes.’
Die schaalbaarheid maakt RAPP geschikt voor zowel grote onderhoudsbedrijven als zelfstandige schilders. ‘We hebben zzp’ers die er offertes mee maken en meteen facturen genereren. Voor hen is het vaak dé manier om professioneel voor de dag te komen’, vult Boekel aan. De app wordt aangeboden met verschillende abonnementsvormen: van een compacte basisversie voor kleine bedrijven tot een uitgebreide module-opzet voor grotere organisaties die alles van inventarisatie tot rapportage willen digitaliseren. Daarmee groeit RAPP moeiteloos mee met de omvang en behoefte van elk bedrijf.
Continu in ontwikkeling
De functionaliteiten van RAPP worden voortdurend uitgebreid, vaak op basis van feedback van gebruikers. Via een community kunnen bedrijven wensen en ideeën aandragen, waar anderen op kunnen stemmen. De populairste verzoeken krijgen prioriteit. ‘Op dit moment ontwikkelen we bijvoorbeeld de koppeling met boekhoudsoftware en ERP-systemen’, vertelt Boekel. ‘Dat maakt het straks mogelijk dat werkvoorbereiders materiaalstaten automatisch door kunnen zetten naar leveranciers en zo direct de juiste producten bestellen. Geen dubbel invoerwerk meer.’
Toekomstbestendig werken
De kracht van RAPP zit in de combinatie van eenvoud en volledigheid. Door alles digitaal vast te leggen ontstaat overzicht, transparantie en grip – voor zowel vakmensen op de werkvloer als projectleiders en opdrachtgevers. ‘Het maakt ons werk overzichtelijker en professioneler en geeft ons grip op de projecten. We zien sneller waar we staan en waar we moeten bijsturen’, besluit Popken. ‘Voor ons is het inmiddels onmisbaar.’