Hoewel grote onderhoudsbedrijven veel personeel in dienst hebben, besteden ze het uitvoeren van KIB-inspecties liever uit. Naast dat de focus meer ligt op planvorming is ook de factor tijd van belang. Directeur en oprichter Rebollo stond aan de wieg van VGO-Support. Het bedrijf werkt voor grote onderhoudsbedrijven, die op hun beurt weer werken voor woningcorporaties op basis van de RGS-methodiek. In opdracht van onderhoudsbedrijven voert VGO-Support inspecties, 0-metingen, inventarisaties van hoeveelheden uit en maken zij scenario’s en inspecties in RGS+. Rebollo legt uit waarom de onderhoudsbedrijven de weg naar VGO-Support wel weten te vinden: ‘Het uitvoeren van een KIB-inspectie en alles daaromheen kan behoorlijk arbeidsintensief zijn. Het zijn vaak grote gebouwen die je compleet moet inspecteren. Een andere ontwikkeling is dat onderhoudsbedrijven het werk uitbesteden aan derden. Zij mogen immers niet altijd hun eigen vlees keuren. Ook hier worden wij ingeschakeld. Van Friesland tot Brabant; je kunt ons overal tegenkomen.’
Thema’s
De KIB-methode zag het leven omdat een efficiënte meetmethode voor onderhoud ontbrak. Het gebruik van meerdere methodes werkte verwarrend en was bovendien foutgevoelig. Om de KIB-methodiek meer geraamte te geven, werden zeven thema’s vastgesteld. Die bestaan weer uit 272 KIB-normen. VGO-Support werkt met de zeven thema’s die zijn opgenomen binnen de RGS+ software. Aan die thema’s kunnen weer kritieke prestatie-indicatoren (KPI’s) gekoppeld worden. Rebollo ligt de belangrijkste thema’s toe. ‘Veiligheid is een belangrijke. Hierbij kun je denken aan loszittende bestrating of hekwerken. Maar ook stenen in de gevel die er half uithangen. Ook het thema duurzaamheid komt veel terug. Zit er dubbelglas of enkelglas in? Of zijn er tochtklachten? Bouwkundige kpi’s worden ook getoetst. Zijn de vloeren op afschot, zijn de gevels waterdicht en is het voegwerk goed? Al die parameters passeren de revue.’ De overige thema’s bestaan uit: gezondheid, energie, gebruikskwaliteit, toekomstwaarde en wonen.
Van advies naar beleid
Binnen een resultaatgerichte samenwerking is KIB een veel voorkomend uitgangspunt voor kwaliteit. RGS+, waar VGO-Support mee werkt, heeft de KIB-methodiek ingericht binnen de vaste softwarestructuur van de applicatie. Een onderhoudsbedrijf kan zelf bepalen welke onderdelen het belangrijkst zijn en welke KPI’s je per thema wilt opnemen. Volgens Rebollo is het doel helder: ‘Aan de hand van de prestatieafspraken kijken we of en hoe je eraan kunt voldoen. VGO-Support brengt in kaart hoe het gebouwonderhoud er nu voor staat. Daarnaast kijken we wat ervoor nodig is om bepaalde normen te behalen. Dat brengen we in beeld met RGS+. We gaan met onze iPads het veld in om die parameters aan te geven. Het zijn contractuele afspraken die vastgoedonderhoudsbedrijven maken met een woningcorporatie of zorgaanbieder. Zij hebben die KPI’s voor langere perioden van zeven of veertien jaar. Om dit goed te kunnen borgen, moet je weten waar je staat. Als je die informatie hebt, kun je pas voldoen aan die afspraken. We registeren wat we zien in de software. Wij koppelen er een advies aan. Het is vervolgens aan de klant om dit om te zetten in beleid.’
Geen losse bladen
Voor sommige klanten van VGO-Support is alleen de inspectie genoeg. Ze hebben dan voldoende aan de rapportage. Maar het programma omvat veel meer. Dat levert volgens Rebollo de nodige voordelen op. ‘Wanneer je de gehele RGS+ module hebt, dan ontvang je de inspectieresultaten in je softwarepakket. Hier kun je een scenario aan koppelen. Een scenario omvat vaak meerdere jaren. Dan leg je bijvoorbeeld vast dat je niet alleen de werkzaamheden van 2024 gaat doen, maar ook die van 2032. Het werkt daarnaast heel efficiënt. Je bent niet meer in de weer met Excel-bestanden of losse bladen. Dat is niet alleen omslachtig, maar ook gevaarlijk. Belangrijke gegevens kun je zomaar verliezen. Je hebt alles bij de hand op je iPad. Dat voorkomt dat je later op kantoor nog aantekeningen moet omzetten naar Word-bestanden en met foto’s hoeft te slepen. Door de integratie van KIB-inspecties in RGS+ kun je niet alleen overzichtelijker werken maar ook sneller. Bovendien is de foutmarge nu veel lager.’
Eigen beheer
Naast dat het veilig is, is het één centraal systeem. Volgens Rebollo loont het om een RGS+ licentie aan te vragen. ‘We werken nu wel eens op onze eigen licentie. Als de klant geen licentie heeft bij RGS+ hebben ze geen directe inzage in de software. Wanneer zij wel een RGS+ licentie aanschaffen, krijgen ze meteen toegang tot de digitale gegevens van alle complexen die wij voor hen in kaart brengen. Zij zijn dan eigenaar. Daarmee kunnen ze er bijvoorbeeld voor kiezen om de scenario’s zelf op te stellen. Ze besteden dat gedeelte dan niet uit bij VGO-Support. Het werkt in de Cloud, hierdoor hoef je geen programma’s te downloaden.’
Grote hoeveelheden
VGO-Support bedient klanten door het hele land. We kunnen grote gebouwaantallen in kaart brengen. Rebollo verduidelijkt: ‘Grote onderhoudspartijen gaan graag met ons in zee omdat we gespecialiseerd zijn in het verwerken van bulk. Zo hebben we in de eerste helft van dit jaar al 211 complexen in kaart gebracht. Deze zijn ingemeten en geïnspecteerd. Dit lukt ons omdat we intern de disciplines goed verdelen. De jongens die inmeten zijn alleen daarmee bezig. Onze inspecteurs focussen zich dan weer op bijvoorbeeld houtrot en de hechting van het verfsysteem. De planvormers brengen de scenario’s in kaart. Met ons team kunnen we dan enorm veel werk verzetten op een efficiënte manier. Daar heeft ook de klant profijt van.’